Comme chef d’équipe, je reviens souvent au même problème : qu’est-ce qu’on fait quand la seule personne qui connaît tous les détails n’est pas là? « Mettons ça dans SharePoint » est une bonne première réponse, mais elle mélange le contenant, le moteur de recherche et la connaissance elle-même.

Dans SharePoint 2007 ou 2010, un document ne flotte pas simplement dans un portail. Il vit dans une bibliothèque, sous un site, avec une URL, un type de contenu, des colonnes de métadonnées, un historique de versions et des permissions. Un robot d’indexation vient lire ce qu’il peut, extrait le texte et les propriétés, puis alimente l’index utilisé par la recherche. Ce mécanisme répond assez bien à « où est la procédure? ». Il ne répond pas automatiquement à « pourquoi cette procédure contourne-t-elle le vieux système de facturation? ».

Le document doit transporter son contexte

Prenons une procédure de déploiement. Le fichier contient huit étapes, mais l’auteur sait aussi trois choses qu’il n’a jamais écrites : le service Windows met parfois trente secondes à s’arrêter, un script échoue si la région du serveur est française et l’équipe finance doit être avertie avant la coupure. Ces détails sont de la connaissance tacite. Pour les rendre utilisables, je donnerais au contenu une petite structure, pas un formulaire de quinze pages :

• service concerné : Paie;
• environnement : production;
• responsable : équipe Applications RH;
• dernière validation : 15 janvier;
• prérequis et retour arrière : liens vers deux pages courtes;
• décision associée : pourquoi l’ancien script reste nécessaire.

Les colonnes permettent de filtrer et de retrouver; la page de décision garde le raisonnement; le responsable sait qu’il devra revoir le tout. Le versionnage aide à comprendre ce qui a changé, mais une version antérieure n’explique pas à elle seule la raison du changement.

Le trajet devient alors concret : une personne publie, SharePoint enregistre le fichier et ses propriétés dans la base de contenu, le crawler l’indexe à sa prochaine passe, puis le moteur applique les permissions avant de présenter le résultat. Il y a donc un délai. Une procédure ajoutée à 10 h peut rester introuvable jusqu’au prochain crawl. Un fichier protégé par mot de passe peut être stocké sans que son texte soit indexable.

Quand l’annuaire des personnes compte autant que la bibliothèque

Une partie du savoir restera dans la tête du monde. Le portail peut au moins relier un sujet à une personne. Un profil qui indique les technologies, projets et responsabilités permet de chercher « interface paie » et de trouver quelqu’un qui connaît l’exception. Il faut toutefois que ces profils soient alimentés et que les gens partis soient retirés; sinon, l’annuaire mène droit vers une boîte vocale.

Le risque le plus plate est la fausse confiance. Une procédure périmée, bien indexée et affichée en premier est plus dangereuse qu’une absence de document. J’ajouterais donc une date de révision et un état simple : brouillon, validé, à revoir, retiré. Une tâche planifiée peut rappeler au responsable qu’une page arrive à échéance. Si personne ne reprend la responsabilité après un départ, le contenu passe à à revoir au lieu de rester officiellement vrai par inertie.

Les permissions compliquent aussi le partage. Donner un accès fichier par fichier produit rapidement une collection d’exceptions incompréhensible. Je préfère des groupes liés aux rôles et des bibliothèques dont la sensibilité est claire. Une sauvegarde de la ferme ne suffit pas non plus : il faut avoir essayé de restaurer une bibliothèque et vérifier que les versions, métadonnées et droits reviennent ensemble.

Je commencerais par les connaissances dont l’absence bloque réellement une remise en service, une arrivée dans l’équipe ou une livraison. Une page courte, retrouvable, attribuée et testée pendant le prochain exercice vaut davantage qu’une grande campagne « documentons tout ». SharePoint devient utile quand il garde le contexte assez frais pour qu’une autre personne puisse agir sans deviner.